domingo, 10 de mayo de 2009

OBJETIVO DE LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS


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Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

¿QUE ES UNA Y DONDE SE UTILIZA UNA ACTA ADMINISTRATIVA?


Es un documento administrativo que expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intracendentes, los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan enfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

Se utilizan generalmente en reuniones o juntas, donde se abordan temas importantes, dentro de una determinada situación.

CLASIFICACIÓN DE LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS


CLASIFICACIÓN
Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

ACTAS REGISTRADAS
Documentos que corresponde a sociedades anónimas, limitadas, encomandita, consejos y juntas directivas que obliga a cumplír condiciones específicas de la entidad competente.

ACTAS NO REGISTRADAS
Documento que contituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

REQUISITOS GENERALES



MARGENES
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

TITULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas de logosímbolo (puede utilizarse negrilla)

NATURALEZA DE LA REUNIÓN
Caracter de la reunión ordinaria o extraordinaria.

REDACCIÓN
Se redactan en tiempo pasado.
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.)
El primer renglón de texto se inica de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL
En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
Título
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres entrelíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
Denominación del documento y número
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y acontinuación el número consecutivo que le corresponda.
Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)
Fecha
Contra el margén izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).
Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (veáse el Artículo 431 del Código de Comercio).
Hora
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inico y de finalización de la reunión. Ejemplos:
Lugar
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
ASISTENTES
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra , en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma, y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Nota: El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta pára la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico.
Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).
Representaciones.
A continuacio de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.
AUSENTES
Contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.
Orden del día
Contra el margen izquierdo, a tres interlìneas del ultimo nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contra el margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándo los con números àrabigos.
Si el tema requiere de dos o más reglones, el segundo y el subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1, 5 a 2 interlíneas.
Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas del último tema y con masyúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos ( : ). a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con múmero árabigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interliniación sencilla entre reglones y doble entre párrafos
El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.
Convocatoria
Si se programa una reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayuscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del ultimo renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la proxima reunión .En caso de cambio de sede se indica el lugar.
Firma, Nombre y Cargo
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última linea del acta. El cargo se anota a interllineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha. En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro , dietibuidos por pares. Si el numero de firmas es impar, la ultima se centra.
Fimas responsables
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la pagina donde finaliza el texto .
En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho.